1.- Organización del Evento
Muchos aconsejan planear los 15 años con un año de anticipación y definir el tipo de fiesta que se hará, por supuesto es muy importante tener en cuenta la fecha del año en la que se realizará la celebración y comenzar por la lista de invitados.
La selección del fotógrafo, camarógrafo, estilista, decorador, diseñador de...
modas y maestro de ceremonias es fundamental. No obstante, una opción más segura es recurrir a un Productor o Planificador de Eventos Especiales, quien será el encargado de la logística durante todo el proceso, si bien puede subir los costos de la fiesta, es una alternativa que alivia mucho a la madre de la princesa, es un punto clave porque se supone que ese día los padres al igual que los invitados y la niña es para disfrutar de la fiesta.
En muchos casos, el Organizador o Productor de Eventos Especiales puede encargase de todo, antes y durante el evento. Las tarifas se basan en el tipo de actividad, servicios y de la logística requerida, una de las ventajas significativas que le ofrece es que podrá tener una economía significativa al contratar todos los servicios en “paquete” que si los contrata por separado. Tome en cuenta que posiblemente este será su primer evento, mientras que un organizador por muy “novato” que sea tiene más experiencia que usted.
En Producciones Arte Digital la entrevista inicial es gratuita, donde le podemos presentar los tipos de servicios que estamos en la capacidad de darle a su evento de 15 años.
Fotógrafo Profesional
Grabación de Video Profesional
Presentación Cronológica
Sonido e Iluminación Profesional
Pendón de Bienvenida
Tarjetas de Invitación
Identificadores de Mesas
Recuerdos y Foto-recuerdos
Decoración
Salones de Fiesta
Listas de Invitados
Agencia de Festejo
Maquilladora
Estilista Profesional
Diseñador
Animador
Protocolo
Pastelería
Fuente de Chocolate
Grupos Musicales
Grupos de Baile
Consejos y recomendaciones para el Éxito de su Fiesta de Quince años:
Ahora bien; ya bien sea porque su presupuesto sea muy modesto o porque siempre ha disfrutado organizando las fiestas en su familia, aunque quizás ninguna tan importante como el 15 años de su princesa, le daremos algunas recomendaciones que le ayudarán muchísimo.
Debe conseguir una agenda de actualizada, prepararse un listado donde anotará a sus invitados, Nombres, Celulares, teléfonos de casa y trabajo, e. mail dejar una columna que diga: ASISTENCIA, tendrá 3 tipos de respuesta, SI, NO, TAL VEZ. Todo por escrito, no deje nada a la memoria. Cuando contacte a los invitados asegúrese de obtener respuestas concretas, por ejemplo, si termina la llamada así: “Bueno fulanita, ya sabes que el 15 años de la niña será en 8 meses, cuento contigo…” la otra persona podría responder “OK”, aunque parece que le esta persona le está confirmando en realidad no le esta concretando nada, le podría estar diciendo “OK” sólo por cortesía, además, el tiempo es demasiado largo para que alguien le concrete nada. Un tiempo promedio para comenzar los contactos a los invitados es de 2 meses, también hay que tomar en cuenta el tipo de familia y amistades, de todas maneras una buena forma de concretar la asistencia es hacer una pregunta directa: “Hola, amiga perenceja, faltan ya 60 días para el 15 años de Diana Carolina, es el día 20 de Junio, ¿quiero saber si puedo contar con tu asistencia y la de tu hijos?” Esto es muy importante porque mientras mas exacta sea la cantidad de los invitados sabrás de cuanto será el presupuesto necesario para tu evento. Eso no quiere decir que no vayas preparando tu lista con un año más o menos de anticipación, esto será sólo para tener un estimado, en la medida que se vaya acercando la fecha iras depurando la lista.
Como paso siguiente debes preparar un lista de los Proveedores con los siguientes datos: Tipo Servicios Nombre de la Empresa, Persona Contacto, Persona Responsable, Teléfonos locales, Celulares, Correos, Pagina Web, Resultado. Si nos escribe a: arte-digital-2009@hotmail.com gustosamente le enviaremos un modelo.
Luego comenzarás a entrevistar a todos los proveedores, en teoría esto debería hacerse entre 4 personas, mamá, papá, madrina y padrino, por supuesto que otros integrantes pueden colaborar, hay que delegar funciones, aunque en la practica es sólo la madre que termina encargándose de todo, esto no es muy conveniente porque termina agotada por el stress y el evento podría terminar hecho un desastre.
Ya que tiene el numero de invitados ahora puede ir buscando el Salón de Fiestas, luego el Decorador Fotógrafo, Camarógrafo, y Sonido, es clave al entrevistar a estos últimos, le presenten trabajos anteriores, les haga preguntas, observe la coherencia en lo que ofrecen, en Producciones Arte Digital, además de seleccionar al mejor personal, usted puede conocerlos previamente, le podrán hacer toda una exposición con todos los detalles que lleva el servicio que le darán el día del evento, verá las fotografías en físico y las ediciones de video, y no se preocupe, nosotros nos esmeramos por servirle el tiempo que sea necesario para darle una atención verdaderamente personalizada.
Como verá es como ir armando un rompecabezas, podría ser un juego divertido, todo depende, otra recomendación es siempre tener “el último recurso”, eso quiere decir que debe tener siempre una segunda opción, por ejemplo, tenga a la mano otra agencia de festejos, en este sentido, si opta por no contratarnos y la otra empresa le queda mal, y nos llama a nosotros a ultima hora siempre le buscaremos una solución.
Las tarjetas de Invitación:
En Venezuela la gente en general no es muy puntual, así que; si la princesa saldrá a las 10:00 p.m. a bailar el vals no crea que si coloca 9:30 pm. En la tarjeta de Invitación estarán todos los invitados esperándola, lo correcto sería que la tarjeta dijera 8:00 pm. y de ser posible pedir puntualidad, sobre todo cuando esté confirmando telefónicamente la asistencia de todos los invitados.
Otro detalle importante es indicar en la Tarjeta de Invitación una frase sugiriendo que los regalos sean en efectivo, esto le ayudará a compensar en parte los costos de la celebración.
El precio de las tarjetas varía, depende del gusto, las foto-tarjetas salen bastante económicas y se pueden personalizar con varias fotos de la quinceañera, claro que debe asegurarse que el diseñador gráfico le haga un buen trabajo, nosotros regularmente le presentamos al cliente varios modelos, hasta que quede totalmente satisfecho. Otras tarjetas que se están usando son las tipografiadas y plastificadas, ciertamente son un poco más costosas pero no cabe duda que causará una sensación entre sus invitados.
La Logística del Evento:
Tener el programa con todas las actividades le quitará muchos dolores de cabeza, aunque quizás no se ejecuten en las horas programadas, pero si en el mismo orden que están planificadas, si cuenta con un Planificador o Productor de Eventos será excelente porque simplemente le irá dando un reporte de cómo se van ejecutando todas las actividades mientras usted disfruta de la celebración. Le podemos enviar una plantilla que le servirá para facilitarle el trabajo, completamente gratis..!!!
Un error muy común es no planificar bien la hora que la señorita irá al salón de belleza, esto trae como consecuencia que todo se retrasa, si la princesa llega tarde a la fiesta tendrá que realizar todas las actividades en una carrera contra-reloj, esto trae como resultado que aparte del stress se cansará, sudará y en las fotos y el video se notará, recuerde que lo mejor es estar relajada y todo bajo control. Organícese, porque el que no organiza, agoniza..!!
El Maquillaje:
Es muy importante que se asegure que la princesa sea maquillada por una persona profesional, que sepa maquillar para sesiones fotográficas, la razón es muy sencilla, cuando no se ha maquillado con la técnica correcta, puede ser que a simple vista no se note, pero cuando la capta el lente de una cámara profesional se notarán los errores a la legua, casi siempre se ven dos tonos en la parte del cuello, el borde de los ojos, demasiada base, entre otros, también es importante que tenga como retocar el maquillaje, sobre todo si la temperatura es alta, cuando la princesa suda las fotos quedarán brillantes y no lucirán muy bien.
Si desea mayor información no dude en contactarnos, estamos para servirle…!!!!
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